Ruota PDF: capovolgi e salva i tuoi file PDF online

Gestisci correttamente i documenti e ruota i PDF online

Il passaggio al digitale non è solo una tendenza che migliora la gestione dei documenti; è un approccio per perfezionare e adattare i tuoi obiettivi. Prima di digitalizzare le operazioni aziendali, leggi l'articolo e scopri come riordinare, organizzare e sfogliare i PDF senza problemi.

Supponiamo che non sei sicuro che la gestione dei documenti digitali sia ciò di cui hai bisogno; questo articolo sta per farti cambiare idea. Ecco i motivi principali per eliminare la carta e avviare i processi di digitalizzazione:

Accesso regolare ai dati. La consegna dei documenti su supporto cartaceo ti vincola all'archiviazione fisica, il che significa che non puoi ottenere le informazioni di cui hai bisogno quando vuoi. Perdi tempo e fatica per prendere la documentazione necessaria e poi restituirla alla controparte. Di conseguenza, è difficile concentrarsi sul lavoro e sugli obiettivi. Dovresti passare alla gestione elettronica dei documenti per ricevere file in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo e districare i nodi nelle operazioni del ciclo di vita dei documenti. Una piattaforma semplice può aiutarti a ottenere moduli e contratti in pochi secondi senza nemmeno alzarti dalla sedia.

Informazioni aggiornate. Informazioni affidabili fornite tempestivamente sono la pietra angolare della gestione dei documenti, di una collaborazione efficace e di flussi di lavoro robusti. Se i file obsoleti non vengono rimossi da un database condiviso, qualcuno potrebbe utilizzarli accidentalmente. Le conseguenze di tali scenari potrebbero danneggiare seriamente la tua attività. Utilizzando un sistema di gestione dei documenti, puoi rivedere, modificare e aggiornare i dati in tempo reale in modo che tu e i tuoi dipendenti possiate accedere a informazioni aggiornate.

Costi inferiori. Le pratiche burocratiche sono costose. Certamente non costa una fortuna, ma è una spesa inutile di cui puoi liberarti. Anche escludendo il costo di carta, inchiostro e attrezzatura, spendi circa $ 20 per la spedizione di un solo documento. Aggiungi il costo della riparazione e della sostituzione dei documenti per vedere quanto puoi risparmiare se rinunci a tutto questo. Dimentica la scansione e la stampa una volta per tutte. I tuoi file possono ora essere inviati, visualizzati e firmati elettronicamente. Oltre a ciò, risparmia tempo tuo e dei tuoi dipendenti.

Collaborazione. La disconnessione tra colleghi porta all'inefficacia. Di conseguenza, troverai sicuramente la tua azienda in una situazione in cui una parte del lavoro viene eseguita due volte e l'altra parte non è nemmeno stata avviata. La gestione dei documenti è la soluzione indispensabile per evitare questi inconvenienti. Lavora sui file e ruota i PDF contemporaneamente con un collega, senza interferire tra loro. Trova nuove idee che puoi discutere e dare vita. Puoi facilmente porre domande e risolvere problemi, evitando riunioni faccia a faccia e chiamate extra.

Maggiore sicurezza. Gli oppositori della digitalizzazione affermano che la sicurezza online è un ossimoro, citando l’aumento degli attacchi informatici. Tuttavia, la stragrande maggioranza delle ricerche mostra che i flussi di lavoro basati su carta sono più vulnerabili di quelli digitali. La carta può perdersi o danneggiarsi, ma questo non accadrà mai ai documenti elettronici. Inoltre, hai molti strumenti a portata di mano che ti aiutano a proteggere i tuoi file. Il più semplice è utilizzare una password. Puoi anche impostare l'autenticazione a due fattori e configurare le impostazioni di accesso utilizzando programmi professionali per scambiare informazioni in modo sicuro con clienti e team.

Suggerimenti per organizzare correttamente i file digitali

Quando inizi a organizzare i tuoi documenti, potrebbe sembrare che ci voglia molto tempo. Tuttavia è solo la prima impressione. Una volta che ti metterai al lavoro, vedrai che è un gioco da ragazzi. Leggi l'elenco di consigli riportato di seguito per aiutarti a iniziare la tua avventura digitale nel modo più efficiente.

Perché il formato PDF è un’ottima idea per la gestione dei documenti?

Prima di approfondire i dettagli, chiariamo alcune nozioni di base sul Portable Document Format. In poche parole, un file PDF è un'istantanea elettronica del tuo documento che salva il carattere, la dimensione e il contenuto originali. Anche se in precedenza artisti o editori utilizzavano spesso questo formato, è diventato parte integrante del lavoro e della vita personale.

Esistono diversi modi per creare un file in formato documento portatile. Puoi scansionare i tuoi documenti o convertire qualsiasi file in PDF. È più impegnativo lavorare con le scansioni. Non puoi semplicemente copiare il testo dalla scansione, ma puoi gestirlo utilizzando la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri); questo è senza dubbio un compito arduo, ma è il modo più semplice per digitalizzare i tuoi dati. A meno che i tuoi file non siano elettronici, puoi convertirli facilmente in PDF e continuare a lavorarci senza sforzo. Se necessario, i documenti possono essere ulteriormente convertiti in un formato diverso, ad esempio un documento Word.

Tuttavia, il PDF è un formato ottimizzato per lo scambio di informazioni che presenta numerosi vantaggi:

Immutabile. Quando invii un PDF, puoi assicurarti che il destinatario lo veda esattamente come era previsto. Non lasciare che tabelle confuse e grafici interrotti rovinino i tuoi contenuti. Il contenuto rimane invariato indipendentemente dal modo in cui lo condividi.

Supporto multipiattaforma. Indipendentemente dal dispositivo che utilizzi, puoi aprire e consultare i file PDF. Qualsiasi utente può farlo, anche senza Adobe. Tutti i telefoni moderni hanno una funzione di lettura che ti consente di visualizzare un file tramite il tuo Android o iPhone.

Indipendente dal sistema operativo. Per gli utenti Mac, è difficile elaborare i file .docx. Per gli utenti Windows, è difficile elaborare.pages. Per gli utenti PDF non ci sono limiti. Puoi aprirlo, annotarlo e condividerlo tramite iOS, Windows, UNIX, Linux, macOS e così via.

Ben noto. Se ritieni che questo vantaggio non sia fondamentale, immagina di aver ricevuto un file in un formato mai visto prima. Non è sospetto? Lo apriresti? Il PDF si è già costruito una reputazione nel corso degli anni, quindi le persone lo usano e non hanno dubbi sulla sua utilità.

Facile da proteggere. Non è possibile modificare un PDF senza lasciare impronte digitali. Pertanto, puoi essere certo che modifiche accidentali non danneggeranno i documenti essenziali. Inoltre, è possibile applicare una password al file per una protezione aggiuntiva.

Come correggere i colli di bottiglia associati all'utilizzo dei PDF

Come puoi vedere, questo formato è facile da salvare, archiviare e condividere. Di conseguenza, è il formato principale per la gestione dei documenti aziendali. Tuttavia, se non hai gli strumenti giusti a portata di mano, lavorare con questo formato sarà un compito arduo. Il PDF non è modificabile, il che significa che non puoi eliminare testo, aggiungere immagini o modificare l'orientamento di un PDF. Non puoi nemmeno ruotare una singola pagina in un PDF; questo è l'argomento principale a favore dell'utilizzo di Word in generale. Ma cosa fare quando un PDF scansionato è capovolto? Se hai solo bisogno di leggere un file, qualsiasi lettore integrato può ruotare il PDF per tua comodità. Sfortunatamente, questa è una soluzione temporanea e non aiuta se decidi di inviare questo file a qualcun altro.

Di seguito sono elencati esempi di soluzioni per la gestione delle pagine.

Come ruotare un PDF e salvarlo utilizzando gli strumenti integrati

Questa funzionalità è disponibile per qualsiasi utente Mac. Con Anteprima, uno strumento di base, puoi capovolgere un PDF. È semplice; tutto quello che devi fare è seguire la guida qui sotto.

Come ruotare singole pagine in PDF utilizzando Mac:

Nota: un clic equivale a 90 gradi.

Se desideri ruotare tutte le pagine di un PDF contemporaneamente, selezionale e fai clic sul pulsante Ruota. Le funzionalità preinstallate ti fanno risparmiare tempo e denaro. Puoi lavorare facilmente con i documenti quando vuoi. Dimentica di cercare altre soluzioni o di acquistare un'app. Il Mac ti aiuta a tenere tutti i tuoi strumenti preziosi a portata di mano senza ingombrare la memoria del tuo dispositivo con servizi non necessari.

Come ruotare un PDF e salvarlo online

Se non disponi di funzionalità integrate per gestire il documento, prova una soluzione online come pdfFiller.

Per iniziare con pdfFiller, devi prima creare un account. Puoi creare un login e una password o registrarti utilizzando il tuo account Google o Facebook. Una volta creato il tuo account, accedi alla Dashboard per vedere tutti i documenti utilizzati di recente. Ma inizialmente questa pagina è vuota.

Sfruttando il tuo account, potrai accedere ai tuoi file da qualsiasi dispositivo perché pdfFiller è una soluzione basata sul web. Se sei abituato a gestire le offerte in movimento, considera l'installazione dell'app pdfFiller, disponibile sia per gli utenti iPhone che Android.

Ora devi preparare i documenti. Fare clic su Aggiungi nuovo e caricare i file per ruotare le pagine nel PDF. pdfFiller può aiutarti anche se non hai il file necessario a portata di mano utilizzando la sua funzione avanzata di caricamento dei documenti.

Puoi caricare un file tramite:

Quando tutto è pronto, puoi metterti al lavoro. Segui le istruzioni seguenti su come sfogliare le pagine in PDF:

Ora esporta il tuo file sul cloud o sul tuo dispositivo. Puoi anche lasciarlo nel tuo account perché non hai restrizioni sul numero di documenti che puoi salvare. Per trovare rapidamente questo documento in futuro, puoi creare una cartella e spostarla lì. Se desideri utilizzare questo documento come modello, puoi convertirlo direttamente nel tuo spazio di lavoro. In questo modo, il PDF convertito può essere compilato, inviato e modificato senza preoccuparsi di danneggiare la struttura originale.

Come ruotare un PDF e salvarlo utilizzando un'app desktop

Una delle soluzioni di gestione PDF più popolari è Adobe. Puoi installarlo sul tuo computer e utilizzarlo anche senza connessione Internet. Vale la pena ricordare, tuttavia, che Adobe Reader, un'app gratuita, non può ruotare in modo permanente i PDF. Pertanto, è adatto solo per la lettura di documenti. Se desideri modificare l'orientamento del PDF, utilizza Adobe Acrobat DC.

Perché pdfFiller è un'opzione migliore?

Strumenti di modifica avanzati

Con pdfFiller puoi fare molto di più che semplicemente ruotare un PDF. Aggiungi immagini ed elementi grafici alla tua bozza. Personalizza il tuo modulo con un logo e proteggi i tuoi contenuti con una filigrana. Puoi anche annotare i PDF per disegnare su qualsiasi pagina, modificare e cancellare informazioni. Puoi creare un documento bello e di facile lettura che si adatta perfettamente alle tue esigenze.

Se desideri trasformare il tuo PDF in un modulo, utilizza i campi compilabili. Basta trascinarli e rilasciarli sul documento e impostare la convalida. pdfFiller offre campi per testo, numeri, data, menu a discesa, casella di controllo, firme, immagini, formule e così via. Di conseguenza, ogni destinatario potrà compilarlo in pochi click senza la necessità di stamparlo.

Nuvola illimitata

Archivia tutti i file in un unico posto senza preoccuparti della capacità di archiviazione. Non ci sono limiti. Crea tutte le cartelle di cui hai bisogno per essere produttivo e modificare l'orientamento del PDF. Inoltre, per impostazione predefinita, hai diverse cartelle per i documenti in arrivo o i file esportati da altre risorse.

Se non vuoi perdere costantemente tempo nel trasferimento di documenti, utilizza la funzione Cartella intelligente. Basta aggiungere tag ai documenti e la tua cartella intelligente raccoglierà automaticamente tutti i record per questo tag. Questa funzione ti aiuta a trovare velocemente i file che ti servono.

Documenti facili da condividere

Come invii solitamente i tuoi documenti? Per e-mail? Via fax? Aggiungendoli a Google Drive e condividendo il collegamento nella chat pubblica? Non solo puoi ruotare i PDF, ma inviarli nel modo più adatto a te e al tuo destinatario con l'aiuto di pdfFiller. È possibile creare un collegamento utilizzando l'opzione LinkToFill, condividere un record tramite e-mail o inviarlo via fax. Se hai un sito web, puoi inserire lì il tuo modulo.

Puoi controllare il livello di accesso per ciascun partecipante. Configura e gestisci le impostazioni in base a te e ai tuoi obiettivi consentendo agli utenti di modificare, firmare e datare o semplicemente esaminare i tuoi documenti.

Capacità di integrazione

L'integrazione ti aiuta a sbarazzarti di alcuni processi manuali. Utilizzando le integrazioni di pdfFiller, puoi connettere il tuo flusso di lavoro con diversi software e applicazioni. Questo approccio ti aiuta a ridimensionare il tuo flusso di lavoro perché non devi più perdere tempo a spostare i documenti da qualche servizio alla tua soluzione di gestione dei documenti. Ad esempio, puoi connetterti al cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box) ed esportare facilmente qualsiasi file per la modifica.

Integrazioni più complesse, come Salesforce o Dynamics 365, ti forniscono strumenti ancora più preziosi. Puoi capire rapidamente come generare moduli, listini prezzi, ordini e così via con informazioni precompilate in pochi clic. Pertanto, chiudi le trattative più volte più velocemente. Una delle integrazioni più popolari è Gmail, che puoi utilizzare per iniziare immediatamente a lavorare su qualsiasi allegato. Non è più necessario scaricare file, convertirli o caricarli nuovamente manualmente. Bastano pochi clic e il tuo PDF si aprirà nell'editor, dove potrai ruotare tutte le pagine del PDF o modificarlo.

Protezione dei dati

L'archiviazione dei dati in pdfFiller è molto più sicura rispetto a qualsiasi flusso di lavoro basato su carta. La soluzione dispone di funzionalità di crittografia che non trovi nelle impostazioni di base del tuo computer, soprattutto nella normale archiviazione fisica. pdfFiller utilizza la crittografia a 256 bit per proteggere i dati durante l'archiviazione o il trasferimento. Quindi è impossibile intercettare e decifrare i dati quando li invii o li salvi. La funzionalità del livello di accesso è già stata descritta sopra, ma pdfFiller ha qualcosa in più da offrire: l'opzione di autenticazione del firmatario a due fattori. Aggiungi un ulteriore livello di protezione e chiedi al tuo firmatario di confermare la propria identità tramite un SMS o una telefonata. Inoltre, hai accesso a un audit trail dettagliato per tenere traccia di tutte le attività che si svolgono nei tuoi documenti.

Conclusione

Riassumiamo; per lavorare in modo efficace è necessario digitalizzare i propri documenti e passare a una soluzione di gestione elettronica dei documenti. Se implementato correttamente, il sistema risolve molti dei problemi che in precedenza accompagnavano i processi basati su carta. Inoltre, accelera la tua attività sfruttando la capacità di elaborare ancora più record, contratti e fatture. Ma come qualsiasi altro strumento, dovresti trovare il modo di utilizzarlo in base ai tuoi obiettivi e requisiti aziendali. In questo articolo hai imparato i passaggi necessari per trasferire i tuoi processi manuali in processi digitali efficienti.

La prima regola è trasformare i tuoi documenti in formato PDF e trovare gli strumenti necessari che ti aiuteranno a orchestrare le tue operazioni. pdfFiller è solo un esempio di ciò che possono fare i programmi moderni. Tuttavia, ti consigliamo di provare questa soluzione per capire come sfogliare le pagine nei file PDF e per attività più sofisticate. Crea il tuo account ed esercitati su un solo file per scoprire ancora più vantaggi che può portare a te e alla tua azienda.

Ancora più importante, ricorda che tutto ciò che sembra complicato all’inizio è destinato a dare risultati impressionanti in futuro.