PDF roteren: draai uw PDF-bestanden om en sla ze online op

Beheer documenten op de juiste manier en roteer PDF's online

Digitaal gaan is niet alleen een trend die uw documentbeheer een boost geeft; het is een aanpak om uw doelen te verbeteren en bij te stellen. Lees het artikel voordat u uw bedrijfsactiviteiten digitaliseert en ontdek hoe u PDF's probleemloos kunt opruimen, ordenen en omdraaien.

Stel dat u niet zeker weet of digitaal documentbeheer is wat u nodig heeft; dit artikel staat op het punt om van gedachten te veranderen. Dit zijn de belangrijkste redenen om papier af te schaffen en processen te digitaliseren:

Regelmatige gegevenstoegang. De doorlooptijd van papieren documenten is gebonden aan fysieke opslag, wat betekent dat u niet op elk gewenst moment over de informatie kunt beschikken die u nodig heeft. U verspilt tijd en moeite om de benodigde documentatie mee te nemen en deze vervolgens terug te sturen naar de tegenpartij. Daarom is het een uitdaging om je te concentreren op werk en doelen. U kunt het beste overstappen op elektronisch documentbeheer, zodat u altijd en overal bestanden kunt ontvangen en de knopen in de levenscyclus van uw documenten kunt ontwarren. Met een eenvoudig platform kunt u binnen enkele seconden formulieren en overeenkomsten ontvangen zonder dat u zelfs maar uit uw stoel hoeft op te staan.

Bijgewerkte informatie. Betrouwbare informatie die snel wordt geleverd, is de hoeksteen van documentbeheer, effectieve samenwerking en robuuste workflows. Als verouderde bestanden niet uit een gedeelde database worden verwijderd, kan iemand ze per ongeluk gebruiken. De gevolgen van dergelijke scenario’s kunnen uw bedrijf ernstige schade toebrengen. Door een documentbeheersysteem te gebruiken, kunt u gegevens in realtime bekijken, bewerken en bijwerken, zodat u en uw medewerkers toegang hebben tot actuele informatie.

Lagere kosten. Papierwerk is duur. Het kost zeker geen fortuin, maar het is een onnodige uitgave waar je vanaf kunt komen. Zelfs als u de kosten van papier, inkt en apparatuur buiten beschouwing laat, geeft u ongeveer $ 20 uit aan de verzending van slechts één document. Tel daar de kosten voor het repareren en vervangen van documenten bij op en kijk hoeveel u kunt besparen als u dat allemaal opgeeft. Vergeet scannen en printen voor eens en voor altijd. Uw bestanden kunnen nu elektronisch worden verzonden, bekeken en ondertekend. Bovendien bespaart u tijd voor uzelf en uw medewerkers.

Samenwerking. Disconnectie tussen collega’s leidt tot ineffectiviteit. Het gevolg is dat u met uw bedrijf in een situatie terechtkomt waarin een deel van het werk twee keer wordt gedaan en het andere deel nog niet eens is begonnen. Documentbeheer is uw onmisbare oplossing om deze nadelen te voorkomen. Werk samen met een collega aan bestanden en roteer PDF's, zonder elkaar te hinderen. Kom met nieuwe ideeën die u kunt bespreken en tot leven kunt brengen. U kunt eenvoudig vragen stellen en problemen oplossen, waarbij u face-to-face vergaderingen en extra telefoontjes omzeilt.

Verhoogde veiligheid. Tegenstanders van digitalisering zeggen dat online beveiliging een oxymoron is, daarbij verwijzend naar de opkomst van cyberaanvallen. Uit het overgrote deel van het onderzoek blijkt echter dat papieren workflows kwetsbaarder zijn dan digitale. Papier kan verloren gaan of beschadigd raken, maar met elektronische documenten zal dit nooit gebeuren. Bovendien beschikt u over een heleboel tools waarmee u uw bestanden kunt beschermen. De eenvoudigste is om een wachtwoord te gebruiken. U kunt ook tweefactorauthenticatie instellen en toegangsinstellingen configureren met behulp van professionele programma's om veilig informatie uit te wisselen met klanten en teams.

Tips voor het correct organiseren van digitale bestanden

Wanneer u begint met het organiseren van uw documenten, lijkt het misschien veel tijd te kosten. Het is echter slechts de eerste indruk. Als je eenmaal aan het werk bent, zul je zien dat het een makkie is. Lees de onderstaande lijst met aanbevelingen om u te helpen op de meest efficiënte manier aan de slag te gaan met uw digitale avontuur.

Waarom is het PDF-formaat een uitstekend idee voor documentbeheer?

Voordat we dieper op de details ingaan, zullen we enkele basisprincipes van het Portable Document Format verduidelijken. Kort gezegd is een PDF-bestand een elektronische momentopname van uw document waarin het oorspronkelijke lettertype, de oorspronkelijke grootte en de inhoud zijn opgeslagen. Hoewel kunstenaars of uitgevers dit format vroeger vaak gebruikten, is het een integraal onderdeel geworden van het werk en persoonlijke leven.

Er zijn verschillende manieren om een bestand in Portable Document Format te maken. U kunt uw papieren scannen of elk bestand naar PDF converteren. Het is een grotere uitdaging om met scans te werken. Je kunt de tekst niet zomaar van de scan kopiëren, maar je kunt er mee omgaan door gebruik te maken van OCR-technologie (Optical Character Recognition); dit is ongetwijfeld een hele klus, maar het is de gemakkelijkste manier om uw gegevens te digitaliseren. Tenzij uw bestanden niet elektronisch zijn, kunt u ze eenvoudig naar PDF's converteren en er moeiteloos aan blijven werken. Indien nodig kunnen de documenten verder worden omgezet naar een ander formaat, zoals een Word-document.

Niettemin is PDF een geoptimaliseerd formaat voor het uitwisselen van informatie dat tal van voordelen biedt:

Onveranderlijk. Wanneer u een PDF verzendt, kunt u ervoor zorgen dat uw ontvanger deze precies ziet zoals deze bedoeld is. Laat verwarrende tabellen en gebroken grafieken uw inhoud niet bederven. Inhoud blijft ongewijzigd, ongeacht de manier waarop u deze deelt.

Platformonafhankelijke ondersteuning. Ongeacht welk apparaat u gebruikt, u kunt PDF-bestanden openen en doorbladeren. Elke gebruiker kan het doen, zelfs zonder Adobe. Alle moderne telefoons beschikken over een leesfunctie waardoor je een bestand via je Android of iPhone kunt bekijken.

Onafhankelijk van besturingssysteem. Voor Mac-gebruikers is het moeilijk om .docx te verwerken. Voor Windows-gebruikers is het een uitdaging om process.pages te verwerken. Voor PDF-gebruikers zijn er geen grenzen. Je kunt het openen, annoteren en delen via iOS, Windows, UNIX, Linux, macOS, enzovoort.

Bekend. Als u denkt dat dit voordeel niet cruciaal is, stel u dan eens voor dat u een bestand ontvangt in een formaat dat u nog nooit eerder heeft gezien. Is dat niet verdacht? Zou jij het openen? PDF heeft door de jaren heen al een reputatie opgebouwd, dus mensen gebruiken het en twijfelen niet aan het nut ervan.

Gemakkelijk te beschermen. Een PDF kan niet worden bewerkt zonder digitale voetafdrukken achter te laten. Daarom kunt u er zeker van zijn dat onbedoelde wijzigingen essentiële documenten niet beschadigen. Voor extra bescherming kan er ook een wachtwoord op uw bestand worden toegepast.

Hoe u knelpunten bij het werken met PDF kunt corrigeren

Zoals u kunt zien, is dit formaat eenvoudig op te slaan, op te slaan en te delen. Het is dan ook het primaire formaat voor het beheer van bedrijfsdocumenten. Als u echter niet over het juiste gereedschap beschikt, zal het werken met dit formaat een hele klus zijn. PDF is niet bewerkbaar, wat betekent dat u geen tekst kunt verwijderen, afbeeldingen kunt toevoegen of de richting van een PDF kunt wijzigen. Je kunt niet eens één pagina in een PDF roteren; dit is het belangrijkste argument voor het gebruik van Word in het algemeen. Maar wat doe je als een gescande PDF ondersteboven ligt? Als u alleen maar een bestand wilt lezen, kan elke ingebouwde lezer voor uw gemak de PDF roteren. Helaas is dit een tijdelijke oplossing en helpt het niet als u besluit dit bestand naar iemand anders te sturen.

Voorbeelden van oplossingen voor het beheren van pagina's vindt u hieronder.

Een PDF roteren en opslaan met ingebouwde hulpmiddelen

Deze functie ligt voor het oprapen voor elke Mac-gebruiker. Met Voorvertoning, een basishulpmiddel, kunt u een PDF omdraaien. Het is eenvoudig; het enige dat u hoeft te doen, is de onderstaande gids volgen.

Hoe afzonderlijke pagina's in PDF te roteren met Mac:

Let op: één klik is gelijk aan 90 graden.

Als u alle pagina's in een PDF in één keer wilt roteren, selecteert u ze gewoon en klikt u op de knop Roteren. De vooraf geïnstalleerde functies besparen u tijd en geld. U kunt moeiteloos met documenten werken wanneer u maar wilt. Vergeet het zoeken naar andere oplossingen of het kopen van een app. Met Mac kunt u al uw waardevolle hulpmiddelen bij de hand houden, zonder dat het geheugen van uw apparaat vol raakt met onnodige services.

Een PDF roteren en online opslaan

Als je geen ingebouwde functie hebt om met het document om te gaan, probeer dan een online oplossing zoals pdfFiller.

Om aan de slag te gaan met pdfFiller moet u eerst een account aanmaken. U kunt een login en wachtwoord bedenken of u registreren met uw Google- of Facebook-account. Nadat u uw account heeft aangemaakt, gaat u naar het Dashboard waar u alle recent gebruikte documenten kunt zien. Maar aanvankelijk is deze pagina leeg.

Door gebruik te maken van uw account heeft u vanaf elk apparaat toegang tot uw bestanden, omdat pdfFiller een webgebaseerde oplossing is. Als u gewend bent om deals onderweg te beheren, overweeg dan om de pdfFiller-app te installeren, die beschikbaar is voor zowel iPhone- als Android-gebruikers.

Nu moet u documenten voorbereiden. Klik op Nieuw toevoegen en upload de bestanden om pagina's in PDF te roteren. pdfFiller kan u helpen, zelfs als u het benodigde bestand niet bij de hand heeft, door gebruik te maken van de geavanceerde functie voor het laden van documenten.

U kunt een bestand uploaden via:

Als alles klaar is, kun je aan de slag. Volg de onderstaande instructies voor het omdraaien van pagina's in PDF:

Exporteer nu uw bestand naar de cloud of uw apparaat. U kunt het ook in uw account laten staan, want u heeft geen beperking op het aantal documenten dat u kunt opslaan. Om dit document in de toekomst snel terug te vinden, kunt u een map maken en deze daarheen verplaatsen. Als u dit document als sjabloon wilt gebruiken, kunt u het rechtstreeks in uw werkruimte converteren. Op deze manier kan de geconverteerde PDF worden ingevuld, verzonden en bewerkt zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over schade aan de originele structuur.

Een PDF roteren en opslaan met een desktop-app

Een van de meest populaire oplossingen voor PDF-beheer is Adobe. U kunt het op uw computer installeren en zelfs zonder internetverbinding gebruiken. Het is echter de moeite waard om te onthouden dat Adobe Reader, een gratis app, PDF niet permanent kan roteren. Het is dus alleen geschikt voor het lezen van documenten. Als u de richting van PDF wilt wijzigen, gebruikt u Adobe Acrobat DC.

Waarom is pdfFiller een betere optie?

Geavanceerde bewerkingshulpmiddelen

Met pdfFiller kunt u veel meer doen dan alleen een PDF roteren. Voeg afbeeldingen en afbeeldingen toe aan uw concept. Pas uw formulier aan met een logo en bescherm uw inhoud met een watermerk. U kunt ook aantekeningen maken in PDF's, zodat u op elke pagina kunt tekenen en informatie kunt bewerken en wissen. U kunt een gemakkelijk leesbaar en mooi document maken dat volledig aan uw wensen voldoet.

Als u uw PDF in een formulier wilt omzetten, gebruik dan invulbare velden. Sleep ze gewoon naar uw document en stel de validatie in. pdfFiller biedt velden voor tekst, getallen, datum, vervolgkeuzelijst, selectievakjes, handtekeningen, afbeeldingen, formules, enzovoort. Hierdoor kan elke ontvanger het met een paar klikken invullen, zonder dat hij het hoeft af te drukken.

Onbeperkte cloud

Bewaar alle bestanden op één plek, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de opslagcapaciteit. Er zijn geen grenzen. Maak zoveel mappen als u nodig heeft om productief te zijn en de PDF-oriëntatie te wijzigen. Bovendien beschikt u standaard over meerdere mappen voor inkomende documenten of bestanden die uit andere bronnen zijn geëxporteerd.

Als u niet voortdurend tijd wilt verspillen aan het overbrengen van documenten, gebruikt u de functie Slimme map. Voeg gewoon tags toe aan documenten en uw slimme map verzamelt automatisch alle records voor deze tag. Met deze functie kunt u snel de bestanden vinden die u nodig heeft.

Eenvoudig te delen documenten

Hoe verzendt u uw documenten meestal? Per email? Per fax? Door ze toe te voegen aan Google Drive en de link te delen in de openbare chat? Met pdfFiller kunt u niet alleen PDF's roteren, maar ook versturen op een manier die bij u en uw ontvanger past. U kunt een koppeling maken met de optie LinkToFill, een record per e-mail delen of deze faxen. Als u een website heeft, kunt u daar uw formulier invoegen.

U kunt het toegangsniveau voor elke deelnemer beheren. Configureer en beheer instellingen afgestemd op u en uw doelstellingen, zodat gebruikers uw documenten kunnen wijzigen, ondertekenen en dateren of gewoon door kunnen bladeren.

Integratiemogelijkheden

Integratie helpt u een aantal handmatige processen kwijt te raken. Met behulp van de integraties van pdfFiller kunt u uw workflow verbinden met verschillende software en applicaties. Deze aanpak helpt u bij het schalen van uw workflow, omdat u niet langer tijd hoeft te besteden aan het verplaatsen van documenten van een bepaalde service naar uw documentbeheeroplossing. U kunt bijvoorbeeld verbinding maken met de cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive of Box) en elk bestand eenvoudig exporteren om te bewerken.

Complexere integraties, zoals Salesforce of Dynamics 365, bieden u nog waardevollere tools. U kunt snel uitzoeken hoe u met een paar klikken formulieren, prijslijsten, bestellingen, enzovoort kunt genereren met vooraf ingevulde informatie. Zo sluit je deals meerdere malen sneller. Een van de populairste integraties is Gmail, waarmee je direct aan de slag kunt met een bijlage. U hoeft bestanden niet langer handmatig te downloaden, te converteren of te uploaden. Met slechts een paar klikken wordt uw PDF geopend in de editor, waar u alle pagina's in de PDF kunt roteren of bewerken.

Gegevensbescherming

Het opslaan van gegevens in pdfFiller is veel veiliger dan bij welke papieren workflow dan ook. De oplossing beschikt over coderingsfuncties die u niet aantreft in de basisinstellingen van uw computer, vooral niet in reguliere fysieke opslag. pdfFiller maakt gebruik van 256-bit-codering om gegevens te beschermen tijdens het opslaan of overbrengen ervan. Het is dus onmogelijk om gegevens te onderscheppen en te ontcijferen wanneer u deze verzendt of opslaat. De functie op toegangsniveau werd hierboven al beschreven, maar pdfFiller heeft nog iets meer te bieden: de optie voor tweefactorauthenticatie. Voeg een extra beschermingsniveau toe en laat uw ondertekenaar zijn of haar identiteit bevestigen via een sms of telefoontje. Bovendien heeft u toegang tot een gedetailleerd audittraject waarmee u alle activiteiten in uw documenten kunt volgen.

Conclusie

Laten we het samenvatten; om effectief te kunnen werken, moet u uw documenten digitaliseren en overstappen op een oplossing voor elektronisch documentbeheer. Als het systeem correct wordt geïmplementeerd, lost het veel van de problemen op die voorheen gepaard gingen met op papier gebaseerde processen. Bovendien versnelt het uw bedrijf door gebruik te maken van de mogelijkheid om nog meer documenten, contracten en facturen te verwerken. Maar net als bij elk ander hulpmiddel moet u een manier vinden om het te gebruiken in overeenstemming met uw zakelijke doelstellingen en vereisten. In dit artikel heeft u de stappen geleerd die nodig zijn om uw handmatige processen om te zetten naar efficiënte digitale processen.

De eerste en belangrijkste regel is om uw papierwerk in PDF-formaat om te zetten en de nodige hulpmiddelen te vinden die u zullen helpen uw activiteiten te orkestreren. pdfFiller is slechts één voorbeeld van wat moderne programma's kunnen doen. We raden u echter aan deze oplossing te proberen om erachter te komen hoe u pagina's in PDF-bestanden kunt omslaan en voor meer geavanceerde taken. Maak uw account aan en oefen met slechts één bestand om nog meer voordelen te ontdekken die dit voor u en uw bedrijf kan opleveren.

Het belangrijkste is dat u onthoudt dat alles wat op het eerste gezicht ingewikkeld lijkt, in de toekomst ongetwijfeld indrukwekkende resultaten zal opleveren.