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CDIGO: GDC M 02 MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES CONTRACTUALES GOBERNACIN DE NARIOVERSIN: 01 FECHA 11/03/2022VERSIN:PGINA: 1 de 86MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA
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Cómo completar manual de gestion documental

01
Para completar un manual de gestión documental, debes seguir los siguientes pasos:
02
Realizar una auditoría documental para conocer el estado actual de los documentos de la organización.
03
Identificar los procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa.
04
Establecer un sistema de clasificación y categorización de los documentos, utilizando un código o etiquetas para facilitar su búsqueda y organización.
05
Elaborar los procedimientos y políticas que guiarán la gestión documental, definiendo responsabilidades y plazos para la creación, modificación y eliminación de documentos.
06
Implementar herramientas tecnológicas que faciliten la gestión documental, como software de gestión o sistemas de digitalización.
07
Capacitar al personal sobre la importancia de la gestión documental y cómo utilizar correctamente el manual.
08
Realizar un seguimiento y control continuo de la gestión documental, para asegurar que se cumplan los procedimientos establecidos y realizar mejoras si es necesario.

¿Quién necesita manual de gestion documental?

01
El manual de gestión documental es necesario para cualquier organización, tanto del sector público como privado, que maneja un volumen considerable de documentos y necesita garantizar su correcta organización, conservación y accesibilidad. Esto puede incluir empresas, instituciones educativas, entidades gubernamentales, entre otros.
Rellenar form : Pruébalo sin riesgos
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Grid Leader in Small-Business - Summer 2025
High Performer - Summer 2025
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El manual de gestión documental es un conjunto de normas y procedimientos que establecen criterios para la creación, organización, conservación y disposición de documentos en una entidad, asegurando su adecuado manejo y acceso.
Todas las entidades públicas y privadas que manejen información documental deben presentar un manual de gestión documental para garantizar la correcta administración de sus archivos y documentos.
Para completar el manual de gestión documental, se deben seguir los lineamientos establecidos por la normativa vigente, identificar los tipos de documentos que genera la entidad, definir procesos de gestión y elaboración de formularios correspondientes.
El propósito del manual de gestión documental es optimizar la gestión de los documentos, mejorar la eficiencia administrativa, facilitar el acceso a la información y asegurar el cumplimiento normativo en el manejo de archivos.
En el manual de gestión documental se debe reportar la descripción de los tipos de documentos, los procedimientos de gestión documental, el ciclo de vida de los documentos y las medidas de seguridad y conservación implementadas.
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