PDF drehen: Drehen Sie Ihre PDF-Dateien um und speichern Sie sie online

Dokumente richtig verwalten und PDFs online drehen

Die Digitalisierung ist nicht nur ein Trend, der Ihr Dokumentenmanagement verbessert; Es ist ein Ansatz zum Polieren und Anpassen Ihrer Ziele. Bevor Sie Ihre Geschäftsabläufe digitalisieren, lesen Sie den Artikel und finden Sie heraus, wie Sie PDFs problemlos aufräumen, organisieren und umblättern können.

Angenommen, Sie sind sich nicht sicher, ob digitales Dokumentenmanagement das ist, was Sie brauchen; Dieser Artikel wird Ihre Meinung ändern. Hier sind die wichtigsten Gründe, auf Papier zu verzichten und mit der Digitalisierung von Prozessen zu beginnen:

Regelmäßiger Datenzugriff. Durch die Bearbeitung papierbasierter Dokumente sind Sie an die physische Speicherung gebunden, was bedeutet, dass Sie nicht jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können. Sie verschwenden Zeit und Mühe damit, die erforderlichen Unterlagen mitzunehmen und sie dann an die Gegenpartei zurückzusenden. Daher ist es schwierig, sich auf die Arbeit und die Ziele zu konzentrieren. Sie sollten auf elektronisches Dokumentenmanagement umsteigen, um Dateien jederzeit und überall zu empfangen und die Knoten in Ihrem Dokumentenlebenszyklus zu entwirren. Eine unkomplizierte Plattform kann Ihnen dabei helfen, Formulare und Vereinbarungen in Sekundenschnelle zu erhalten, ohne dass Sie von Ihrem Stuhl aufstehen müssen.

Aktualisierte Informationen. Zuverlässige, zeitnah bereitgestellte Informationen sind der Grundstein für Dokumentenmanagement, effektive Zusammenarbeit und robuste Arbeitsabläufe. Wenn veraltete Dateien nicht aus einer gemeinsam genutzten Datenbank entfernt werden, könnte jemand sie versehentlich verwenden. Die Folgen solcher Szenarien können Ihrem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen. Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können Sie Daten in Echtzeit überprüfen, bearbeiten und aktualisieren, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter auf aktuelle Informationen zugreifen können.

Niedrigere Kosten. Papierkram ist teuer. Es kostet sicherlich kein Vermögen, aber es ist eine unnötige Ausgabe, die Sie vermeiden können. Selbst ohne die Kosten für Papier, Tinte und Ausrüstung geben Sie etwa 20 US-Dollar für den Versand nur eines einzigen Dokuments aus. Addieren Sie die Kosten für die Reparatur und den Austausch von Dokumenten, um zu sehen, wie viel Sie sparen können, wenn Sie auf all das verzichten. Vergessen Sie ein für alle Mal das Scannen und Drucken. Ihre Dateien können nun elektronisch versendet und eingesehen sowie signiert werden. Sparen Sie darüber hinaus Zeit für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Zusammenarbeit. Trennung zwischen Kollegen führt zu Ineffektivität. Das führt zwangsläufig dazu, dass sich Ihr Unternehmen in einer Situation wiederfindet, in der ein Teil der Arbeit doppelt erledigt wird und mit dem anderen Teil noch nicht einmal begonnen wurde. Dokumentenmanagement ist Ihre unverzichtbare Lösung, um diese Nachteile zu vermeiden. Arbeiten Sie gleichzeitig mit einem Kollegen an Dateien und drehen Sie PDFs, ohne sich gegenseitig zu behindern. Überlegen Sie sich neue Ideen, die Sie diskutieren und zum Leben erwecken können. Sie können ganz einfach Fragen stellen und Probleme lösen, ohne persönliche Treffen und zusätzliche Anrufe.

Erhöhte Sicherheit. Gegner der Digitalisierung halten Online-Sicherheit für ein Oxymoron und verweisen auf die Zunahme von Cyberangriffen. Die überwiegende Mehrheit der Untersuchungen zeigt jedoch, dass papierbasierte Arbeitsabläufe anfälliger sind als digitale. Papier kann verloren gehen oder beschädigt werden, bei elektronischen Dokumenten passiert das jedoch nie. Darüber hinaus stehen Ihnen zahlreiche Tools zur Verfügung, die Ihnen beim Schutz Ihrer Dateien helfen. Am einfachsten ist es, ein Passwort zu verwenden. Darüber hinaus können Sie mithilfe professioneller Programme eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten und Zugangseinstellungen konfigurieren, um Informationen sicher mit Kunden und Teams auszutauschen.

Tipps zum richtigen Organisieren digitaler Dateien

Wenn Sie mit der Organisation Ihrer Dokumente beginnen, scheint es viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Allerdings ist es nur der erste Eindruck. Sobald Sie mit der Arbeit beginnen, werden Sie feststellen, dass es ein Kinderspiel ist. Lesen Sie die folgende Liste mit Empfehlungen, die Ihnen dabei helfen, Ihr digitales Abenteuer so effizient wie möglich zu starten.

Warum ist das PDF-Format eine hervorragende Idee für die Dokumentenverwaltung?

Bevor wir näher auf die Details eingehen, klären wir zunächst einige Grundlagen des Portable Document Formats. Kurz gesagt ist eine PDF-Datei ein elektronischer Schnappschuss Ihres Dokuments, der die Originalschriftart, -größe und den Originalinhalt speichert. Auch wenn dieses Format früher häufig von Künstlern oder Verlegern genutzt wurde, ist es inzwischen zu einem festen Bestandteil im Berufs- und Privatleben geworden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Datei im Portable Document Format zu erstellen. Sie können Ihre Papiere scannen oder jede Datei in PDF konvertieren. Die Arbeit mit Scans ist anspruchsvoller. Sie können den Text nicht einfach aus dem Scan kopieren, sondern ihn mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) bearbeiten. Dies ist zweifellos eine gewaltige Aufgabe, aber es ist der einfachste Weg, Ihre Daten zu digitalisieren. Sofern Ihre Dateien nicht elektronisch vorliegen, können Sie sie problemlos in PDFs konvertieren und mühelos weiter daran arbeiten. Bei Bedarf können die Dokumente weiter in ein anderes Format, beispielsweise ein Word-Dokument, konvertiert werden.

Dennoch ist PDF ein optimiertes Format für den Informationsaustausch, das zahlreiche Vorteile bietet:

Unveränderlich. Beim Versenden eines PDFs können Sie sicherstellen, dass Ihr Empfänger es genau so sieht, wie es beabsichtigt war. Lassen Sie nicht zu, dass verwirrende Tabellen und fehlerhafte Grafiken Ihren Inhalt verderben. Der Inhalt bleibt unverändert, unabhängig davon, wie Sie ihn teilen.

Plattformübergreifende Unterstützung. Unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden, können Sie PDF-Dateien öffnen und durchsuchen. Jeder Benutzer kann es tun, auch ohne Adobe. Alle modernen Telefone verfügen über eine Lesefunktion, sodass Sie eine Datei über Ihr Android oder iPhone anzeigen können.

Unabhängig vom Betriebssystem. Für Mac-Benutzer ist es schwierig, .docx zu verarbeiten. Für Windows-Benutzer ist die Verarbeitung von Seiten eine Herausforderung. Für PDF-Benutzer gibt es keine Grenzen. Sie können es über iOS, Windows, UNIX, Linux, macOS usw. öffnen, kommentieren und teilen.

Bekannt. Wenn Sie der Meinung sind, dass dieser Vorteil nicht entscheidend ist, stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Datei in einem Format erhalten, das Sie noch nie zuvor gesehen haben. Ist das nicht verdächtig? Würdest du es öffnen? PDF hat sich im Laufe der Jahre bereits einen guten Ruf erworben, sodass die Menschen es verwenden und keinen Zweifel an seiner Nützlichkeit haben.

Einfach zu schützen. Ein PDF kann nicht bearbeitet werden, ohne digitale Fußabdrücke zu hinterlassen. Daher können Sie sicher sein, dass versehentliche Änderungen keine wichtigen Dokumente beschädigen. Für zusätzlichen Schutz kann Ihre Datei auch mit einem Passwort versehen werden.

So beheben Sie Engpässe bei der Arbeit mit PDF

Wie Sie sehen, ist dieses Format einfach zu speichern, zu speichern und zu teilen. Daher ist es das primäre Format für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Wenn Sie jedoch nicht über die richtigen Werkzeuge zur Hand haben, wird die Arbeit mit diesem Format eine große Herausforderung sein. PDF ist nicht bearbeitbar, was bedeutet, dass Sie keinen Text löschen, keine Bilder hinzufügen oder die Ausrichtung einer PDF ändern können. Sie können nicht einmal eine einzelne Seite in einer PDF-Datei drehen. Dies ist das Hauptargument für die Verwendung von Word im Allgemeinen. Aber was tun, wenn ein gescanntes PDF auf dem Kopf steht? Wenn Sie nur eine Datei lesen müssen, kann jeder integrierte Reader die PDF-Datei bequem drehen. Leider ist dies eine vorübergehende Lösung und es hilft nichts, wenn Sie sich entscheiden, diese Datei an jemand anderen zu senden.

Beispiele für Lösungen zur Seitenverwaltung sind unten aufgeführt.

So drehen Sie ein PDF und speichern es mit integrierten Tools

Diese Funktion steht jedem Mac-Benutzer zur Verfügung. Mit der Vorschau, einem einfachen Tool, können Sie ein PDF umdrehen. Es ist unkompliziert; Sie müssen lediglich der folgenden Anleitung folgen.

So drehen Sie einzelne Seiten in PDF mit dem Mac:

Beachten Sie, dass ein Klick 90 Grad entspricht.

Wenn Sie alle Seiten in einer PDF-Datei gleichzeitig drehen möchten, wählen Sie sie einfach aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Drehen“. Durch die vorinstallierten Funktionen sparen Sie Zeit und Geld. Sie können mühelos mit Dokumenten arbeiten, wann immer Sie möchten. Vergessen Sie die Suche nach anderen Lösungen oder den Kauf einer App. Mit Mac haben Sie alle Ihre wertvollen Tools immer griffbereit, ohne den Speicher Ihres Geräts mit unnötigen Diensten zu überladen.

So drehen Sie ein PDF und speichern es online

Wenn Sie keine integrierte Funktion zum Bearbeiten des Dokuments haben, versuchen Sie es mit einer Online-Lösung wie pdfFiller.

Um mit pdfFiller zu beginnen, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen. Sie können sich einen Benutzernamen und ein Passwort ausdenken oder sich mit Ihrem Google- oder Facebook-Konto registrieren. Sobald Sie Ihr Konto erstellt haben, gelangen Sie zum Dashboard, um alle zuletzt verwendeten Dokumente anzuzeigen. Doch zunächst ist diese Seite leer.

Durch die Nutzung Ihres Kontos können Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Dateien zugreifen, da pdfFiller eine webbasierte Lösung ist. Wenn Sie es gewohnt sind, Geschäfte unterwegs zu verwalten, sollten Sie die Installation der pdfFiller-App in Betracht ziehen, die sowohl für iPhone- als auch für Android-Benutzer verfügbar ist.

Jetzt müssen Sie Dokumente vorbereiten. Klicken Sie auf „Neu hinzufügen“ und laden Sie die Dateien hoch, um die Seiten im PDF zu drehen. Mit der erweiterten Funktion zum Laden von Dokumenten kann Ihnen pdfFiller auch dann helfen, wenn Sie die benötigte Datei nicht zur Hand haben.

Sie können eine Datei hochladen über:

Wenn alles fertig ist, können Sie mit der Arbeit beginnen. Gehen Sie die folgenden Anweisungen durch, um Seiten in PDF umzublättern:

Exportieren Sie nun Ihre Datei in die Cloud oder auf Ihr Gerät. Sie können es auch in Ihrem Konto belassen, da Sie keine Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Dokumente haben, die Sie speichern können. Um dieses Dokument in Zukunft schnell wiederzufinden, können Sie einen Ordner erstellen und es dorthin verschieben. Wenn Sie dieses Dokument als Vorlage verwenden möchten, können Sie es direkt in Ihrem Arbeitsbereich konvertieren. Auf diese Weise kann das konvertierte PDF ausgefüllt, versendet und bearbeitet werden, ohne dass eine Beschädigung der Originalstruktur befürchtet werden muss.

So drehen Sie ein PDF und speichern es mit einer Desktop-App

Eine der beliebtesten PDF-Verwaltungslösungen ist Adobe. Sie können es auf Ihrem Computer installieren und auch ohne Internetverbindung nutzen. Bedenken Sie jedoch, dass Adobe Reader, eine kostenlose App, PDF-Dateien nicht dauerhaft drehen kann. Daher ist es nur zum Lesen von Dokumenten geeignet. Wenn Sie die Ausrichtung von PDF ändern möchten, verwenden Sie Adobe Acrobat DC.

Warum ist pdfFiller eine bessere Option?

Erweiterte Bearbeitungswerkzeuge

Mit pdfFiller können Sie viel mehr als nur ein PDF drehen. Fügen Sie Ihrem Entwurf Bilder und Grafiken hinzu. Passen Sie Ihr Formular mit einem Logo an und schützen Sie Ihre Inhalte mit einem Wasserzeichen. Sie können PDFs auch mit Anmerkungen versehen, um auf jeder Seite zu zeichnen, Informationen zu bearbeiten und zu löschen. Sie können ein leicht lesbares und ansprechendes Dokument erstellen, das Ihren Anforderungen voll und ganz entspricht.

Wenn Sie Ihr PDF in ein Formular umwandeln möchten, dann verwenden Sie ausfüllbare Felder. Ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop auf Ihr Dokument und richten Sie die Validierung ein. pdfFiller bietet Felder für Text, Zahlen, Datum, Dropdown, Kontrollkästchen, Signaturen, Bilder, Formeln usw. Dadurch kann jeder Empfänger es mit wenigen Klicks ausfüllen, ohne es ausdrucken zu müssen.

Unbegrenzte Cloud

Speichern Sie alle Dateien an einem Ort, ohne sich Gedanken über die Speicherkapazität machen zu müssen. Es gibt keine Grenzen. Erstellen Sie so viele Ordner, wie Sie für die Produktivität benötigen, und ändern Sie die PDF-Ausrichtung. Darüber hinaus verfügen Sie standardmäßig über mehrere Ordner für eingehende Dokumente oder aus anderen Ressourcen exportierte Dateien.

Wenn Sie nicht ständig Zeit mit der Übertragung von Dokumenten verschwenden möchten, nutzen Sie die Smart Folder-Funktion. Fügen Sie einfach Tags zu Dokumenten hinzu und Ihr intelligenter Ordner sammelt automatisch alle Datensätze für dieses Tag. Diese Funktion hilft Ihnen, die benötigten Dateien schnell zu finden.

Einfach zu teilende Dokumente

Wie versenden Sie Ihre Unterlagen üblicherweise? Per E-Mail? Per Fax? Indem Sie sie zu Google Drive hinzufügen und den Link im öffentlichen Chat teilen? Mit pdfFiller können Sie PDFs nicht nur drehen, sondern auch so versenden, dass sie zu Ihnen und Ihrem Empfänger passen. Sie können mit der Option „LinkToFill“ einen Link erstellen, einen Datensatz per E-Mail teilen oder ihn faxen. Wenn Sie eine Website haben, können Sie dort Ihr Formular einfügen.

Sie können die Zugriffsebene für jeden Teilnehmer steuern. Konfigurieren und verwalten Sie Einstellungen ganz nach Ihren Wünschen und Zielen, sodass Benutzer Ihre Dokumente ändern, unterschreiben und datieren oder einfach nur durchsehen können.

Integrationsmöglichkeiten

Die Integration hilft Ihnen, einige manuelle Prozesse loszuwerden. Mithilfe der Integrationen von pdfFiller können Sie Ihren Workflow mit unterschiedlicher Software und Anwendungen verbinden. Dieser Ansatz hilft Ihnen bei der Skalierung Ihres Workflows, da Sie keine Zeit mehr damit verbringen müssen, Dokumente von einem Dienst in Ihre Dokumentenmanagementlösung zu verschieben. Sie können beispielsweise eine Verbindung zur Cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box) herstellen und problemlos jede Datei zur Bearbeitung exportieren.

Komplexere Integrationen wie Salesforce oder Dynamics 365 stellen Ihnen noch wertvollere Tools zur Verfügung. Sie können schnell herausfinden, wie Sie mit wenigen Klicks Formulare, Preislisten, Bestellungen usw. mit vorab ausgefüllten Informationen erstellen. Dadurch schließen Sie Geschäfte um ein Vielfaches schneller ab. Eine der beliebtesten Integrationen ist Gmail, mit der Sie sofort mit der Bearbeitung eines beliebigen Anhangs beginnen können. Sie müssen Dateien nicht mehr herunterladen, konvertieren oder manuell erneut hochladen. Mit nur wenigen Klicks öffnet sich Ihr PDF im Editor, wo Sie alle Seiten im PDF drehen oder bearbeiten können.

Datenschutz

Das Speichern von Daten in pdfFiller ist viel sicherer als bei jedem papierbasierten Workflow. Die Lösung verfügt über Verschlüsselungsfunktionen, die Sie in den Grundeinstellungen Ihres Computers nicht finden, insbesondere nicht im normalen physischen Speicher. pdfFiller verwendet eine 256-Bit-Verschlüsselung, um Daten beim Speichern oder Übertragen zu schützen. Daher ist es unmöglich, Daten beim Senden oder Speichern abzufangen und zu entschlüsseln. Die Zugriffsebenenfunktion wurde oben bereits beschrieben, aber pdfFiller hat noch etwas mehr zu bieten – die Option der Zwei-Faktor-Unterzeichnerauthentifizierung. Fügen Sie ein zusätzliches Maß an Schutz hinzu und lassen Sie Ihren Unterzeichner seine Identität per SMS oder Telefonanruf bestätigen. Darüber hinaus haben Sie Zugriff auf einen detaillierten Prüfpfad, um alle in Ihren Dokumenten stattfindenden Aktivitäten zu verfolgen.

Abschluss

Fassen wir zusammen; Um effektiv arbeiten zu können, müssen Sie Ihre Dokumente digitalisieren und auf eine elektronische Dokumentenmanagementlösung umsteigen. Bei richtiger Umsetzung löst das System viele Probleme, die bisher mit papierbasierten Prozessen einhergingen. Darüber hinaus beschleunigt es Ihr Geschäft, indem es die Möglichkeit nutzt, noch mehr Datensätze, Verträge und Rechnungen zu verarbeiten. Aber wie bei jedem anderen Tool müssen Sie einen Weg finden, es entsprechend Ihren Geschäftszielen und -anforderungen zu nutzen. In diesem Artikel haben Sie erfahren, welche Schritte nötig sind, um Ihre manuellen Prozesse auf effiziente digitale zu übertragen.

Die erste und wichtigste Regel besteht darin, Ihre Unterlagen in das PDF-Format umzuwandeln und die notwendigen Tools zu finden, die Ihnen bei der Orchestrierung Ihrer Abläufe helfen. pdfFiller ist nur ein Beispiel dafür, was moderne Programme leisten können. Wir empfehlen jedoch, diese Lösung auszuprobieren, um herauszufinden, wie man Seiten in PDF-Dateien umblättert, und für anspruchsvollere Aufgaben. Erstellen Sie Ihr Konto und üben Sie mit nur einer einzigen Datei, um noch mehr Vorteile zu entdecken, die es Ihnen und Ihrem Unternehmen bringen kann.

Denken Sie vor allem daran, dass alles, was zunächst kompliziert erscheint, in Zukunft zwangsläufig beeindruckende Ergebnisse zeitigen wird.