Rotar PDF: voltea y guarda tus archivos PDF en línea

Administre documentos correctamente y rote archivos PDF en línea

La digitalización no es sólo una tendencia que potencia la gestión documental; es una manera de pulir y ajustar tus objetivos. Antes de digitalizar sus operaciones comerciales, lea el artículo y descubra cómo ordenar, organizar y voltear archivos PDF sin problemas.

Supongamos que no está seguro de que la gestión de documentos digitales sea lo que necesita; Este artículo está a punto de hacerte cambiar de opinión. Estas son las razones clave para deshacerse del papel y comenzar a digitalizar procesos:

Acceso regular a los datos. La entrega de documentos en papel lo vincula al almacenamiento físico, lo que significa que no puede obtener la información que necesita cuando lo desea. Pierdes tiempo y esfuerzo en llevar la documentación necesaria y luego devolverla a la contraparte. En consecuencia, es un desafío concentrarse en el trabajo y las metas. Debería cambiar a la gestión de documentos electrónicos para recibir archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar y desenredar los nudos en las operaciones del ciclo de vida de sus documentos. Una plataforma sencilla puede ayudarle a obtener formularios y acuerdos en cuestión de segundos sin siquiera tener que levantarse de la silla.

Información actualizada. La información confiable entregada con prontitud es la piedra angular de la gestión de documentos, la colaboración efectiva y los flujos de trabajo sólidos. Si los archivos obsoletos no se eliminan de una base de datos compartida, alguien podría usarlos accidentalmente. Las consecuencias de tales escenarios pueden dañar seriamente su negocio. Al utilizar un sistema de gestión de documentos, puede revisar, editar y actualizar datos en tiempo real para que usted y sus empleados puedan acceder a información actualizada.

Menores costos. El papeleo es caro. Ciertamente no cuesta una fortuna, pero es un gasto innecesario del que puedes deshacerte. Incluso después de excluir el costo del papel, la tinta y el equipo, gasta alrededor de $20 en el envío de un solo documento. Agregue el costo de arreglar y reemplazar documentos para ver cuánto puede ahorrar si renuncia a todo eso. Olvídate de escanear e imprimir de una vez por todas. Sus archivos ahora pueden enviarse, verse y firmarse electrónicamente. Además de eso, ahorre tiempo a usted y a sus empleados.

Colaboración. La desconexión entre compañeros conduce a la ineficacia. Como resultado, es probable que su empresa se encuentre en una situación en la que parte del trabajo se haya realizado dos veces y la otra parte ni siquiera se haya iniciado. La gestión documental es la solución imprescindible para evitar estos inconvenientes. Trabaje en archivos y rote archivos PDF simultáneamente con un colega, sin interferir entre sí. Piensa en nuevas ideas que puedas discutir y hacer realidad. Puede hacer preguntas y resolver problemas fácilmente, evitando reuniones cara a cara y llamadas adicionales.

Mayor seguridad. Quienes se oponen a la digitalización dicen que la seguridad en línea es un oxímoron, citando el aumento de los ciberataques. Sin embargo, la gran mayoría de las investigaciones muestran que los flujos de trabajo basados en papel son más vulnerables que los digitales. El papel puede perderse o dañarse, pero esto nunca sucederá con los documentos electrónicos. Además, tienes muchas herramientas a mano que te ayudan a proteger tus archivos. La más sencilla es utilizar una contraseña. También puede configurar la autenticación de dos factores y configurar los ajustes de acceso utilizando programas profesionales para intercambiar información de forma segura con clientes y equipos.

Consejos para organizar archivos digitales correctamente

Cuando empiezas a organizar tus documentos, puede parecer que te lleva mucho tiempo. Sin embargo, es sólo la primera impresión. Una vez que te pongas manos a la obra, verás que es pan comido. Lea la lista de recomendaciones a continuación para ayudarlo a comenzar su aventura digital de la manera más eficiente.

¿Por qué el formato PDF es una excelente idea para la gestión de documentos?

Antes de profundizar en los detalles, aclaremos algunos conceptos básicos del formato de documento portátil. En pocas palabras, un archivo PDF es una instantánea electrónica de su documento que guarda la fuente, el tamaño y el contenido originales. Aunque los artistas o editores solían utilizar este formato antes, se ha convertido en una parte integral del trabajo y la vida personal.

Hay varias formas de crear un archivo en formato de documento portátil. Puede escanear sus trabajos o convertir cualquier archivo a PDF. Es más desafiante trabajar con escaneos. No puede simplemente copiar el texto escaneado, sino que puede manejarlo utilizando la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres); Sin duda, esta es una tarea desalentadora, pero es la forma más sencilla de digitalizar sus datos. A menos que sus archivos no sean electrónicos, puede convertirlos fácilmente a PDF y continuar trabajando en ellos sin esfuerzo. Si es necesario, los documentos se pueden convertir a un formato diferente, como un documento de Word.

Sin embargo, el PDF es un formato optimizado para el intercambio de información que presenta numerosos beneficios:

Inmutable. Al enviar un PDF, puede asegurarse de que su destinatario lo vea exactamente como fue previsto. No permita que tablas confusas y gráficos rotos arruinen su contenido. El contenido permanece sin cambios independientemente de la forma en que lo comparta.

Soporte multiplataforma. No importa qué dispositivo utilices, puedes abrir y revisar archivos PDF. Cualquier usuario puede hacerlo, incluso sin Adobe. Todos los teléfonos modernos tienen una función de lectura para que puedas ver un archivo a través de tu Android o iPhone.

Independiente del sistema operativo. Para los usuarios de Mac, es difícil procesar .docx. Para los usuarios de Windows, procesar páginas es un desafío. Para los usuarios de PDF, no hay límites. Puede abrirlo, anotarlo y compartirlo a través de iOS, Windows, UNIX, Linux, macOS, etc.

Conocido. Si cree que este beneficio no es crucial, imagine que recibió un archivo en un formato que nunca antes había visto. ¿No es eso sospechoso? ¿Lo abrirías? El PDF ya se ha ganado una reputación a lo largo de los años, por lo que la gente lo utiliza y no tiene dudas sobre su utilidad.

Fácil de proteger. Un PDF no se puede editar sin dejar huellas digitales. Por lo tanto, puede estar seguro de que los cambios accidentales no dañarán los documentos esenciales. Además, se puede aplicar una contraseña a su archivo para mayor protección.

Cómo corregir los cuellos de botella asociados con el trabajo con PDF

Como puede ver, este formato es fácil de guardar, almacenar y compartir. En consecuencia, es el formato principal para la gestión de documentos comerciales. Sin embargo, si no tienes las herramientas adecuadas a mano, trabajar con este formato será una tarea difícil. El PDF no es editable, lo que significa que no puede eliminar texto, agregar imágenes ni cambiar la orientación de un PDF. Ni siquiera puedes rotar una sola página en un PDF; Este es el principal argumento a favor del uso de Word en general. Pero, ¿qué se hace cuando un PDF escaneado está al revés? Si sólo necesita leer un archivo, cualquier lector integrado puede rotar el PDF para su comodidad. Desafortunadamente, esta es una solución temporal y no ayuda si decide enviar este archivo a otra persona.

A continuación se enumeran ejemplos de soluciones para administrar páginas.

Cómo rotar un PDF y guardarlo usando herramientas integradas

Esta característica está disponible para cualquier usuario de Mac. Con Vista previa, una herramienta básica, puedes voltear un PDF. Es sencillo; todo lo que necesitas hacer es seguir la guía a continuación.

Cómo rotar páginas individuales en PDF usando Mac:

Tenga en cuenta que un clic equivale a 90 grados.

Si desea rotar todas las páginas de un PDF a la vez, simplemente selecciónelas y haga clic en el botón rotar. Las funciones preinstaladas le ahorran tiempo y dinero. Puede trabajar sin esfuerzo con documentos cuando lo desee. Olvídate de buscar otras soluciones o comprar una aplicación. Mac te ayuda a tener todas tus valiosas herramientas a mano sin saturar la memoria de tu dispositivo con servicios innecesarios.

Cómo rotar un PDF y guardarlo en línea

Si no tiene ninguna función incorporada para manejar el documento, pruebe una solución en línea como pdfFiller.

Para comenzar con pdfFiller, primero debe crear una cuenta. Puede crear un nombre de usuario y contraseña o registrarse usando su cuenta de Google o Facebook. Una vez que crea su cuenta, accede al Panel para ver todos los documentos utilizados recientemente. Pero inicialmente esta página está en blanco.

Al aprovechar su cuenta, podrá acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo porque pdfFiller es una solución basada en web. Si está acostumbrado a gestionar ofertas sobre la marcha, considere instalar la aplicación pdfFiller, que está disponible para usuarios de iPhone y Android.

Ahora necesitas preparar los documentos. Haga clic en Agregar nuevo y cargue los archivos para rotar páginas en PDF. pdfFiller puede ayudarle incluso si no tiene el archivo necesario a mano utilizando su función avanzada de carga de documentos.

Puede cargar un archivo a través de:

Cuando todo esté listo, podrás ponerte a trabajar. Siga las instrucciones a continuación sobre cómo pasar páginas en PDF:

Ahora, exporte su archivo a la nube o a su dispositivo. También puedes dejarlo en tu cuenta porque no tienes restricciones en la cantidad de documentos que puedes guardar. Para encontrar rápidamente este documento en el futuro, puede crear una carpeta y moverla allí. Si desea utilizar este documento como plantilla, puede convertirlo directamente en su espacio de trabajo. De esta manera, el PDF convertido se puede completar, enviar y editar sin preocuparse por dañar la estructura original.

Cómo rotar un PDF y guardarlo usando una aplicación de escritorio

Una de las soluciones de gestión de PDF más populares es Adobe. Puedes instalarlo en tu computadora y usarlo incluso sin conexión a Internet. Sin embargo, vale la pena recordar que Adobe Reader, una aplicación gratuita, no puede rotar PDF de forma permanente. Por tanto, sólo es adecuado para leer documentos. Si desea cambiar la orientación del PDF, utilice Adobe Acrobat DC.

¿Por qué pdfFiller es una mejor opción?

Herramientas de edición avanzadas

Con pdfFiller, puedes hacer mucho más que simplemente rotar un PDF. Agregue imágenes y gráficos a su borrador. Personaliza tu formulario con un logotipo y protege tu contenido con una marca de agua. También puede anotar archivos PDF para dibujar en cualquier página, editar y borrar información. Puede crear un documento hermoso y fácil de leer que se adapte completamente a sus necesidades.

Si desea convertir su PDF en un formulario, utilice campos rellenables. Simplemente arrástrelos y suéltelos en su documento y configure la validación. pdfFiller ofrece campos para texto, números, fecha, menú desplegable, casilla de verificación, firmas, imágenes, fórmulas, etc. Como resultado, cada destinatario podrá completarlo con unos pocos clics sin necesidad de imprimirlo.

Nube ilimitada

Almacene todos los archivos en un solo lugar sin preocuparse por la capacidad de almacenamiento. No hay límites. Cree tantas carpetas como necesite para ser productivo y cambie la orientación del PDF. Además, de forma predeterminada, dispone de varias carpetas para los documentos entrantes o archivos exportados desde otros recursos.

Si no quiere perder tiempo constantemente transfiriendo documentos, utilice la función Carpeta inteligente. Simplemente agregue etiquetas a los documentos y su carpeta inteligente recopilará automáticamente todos los registros de esta etiqueta. Esta función le ayuda a encontrar los archivos que necesita rápidamente.

Documentos fáciles de compartir

¿Cómo sueles enviar tus documentos? ¿Por correo electrónico? ¿Por fax? ¿Agregándolos a Google Drive y compartiendo el enlace en un chat público? No sólo puede rotar archivos PDF, sino también enviarlos de la manera que más le convenga a usted y a su destinatario con la ayuda de pdfFiller. Puede crear un enlace utilizando la opción LinkToFill, compartir un registro por correo electrónico o enviarlo por fax. Si tiene un sitio web, puede insertar su formulario allí.

Puedes controlar el nivel de acceso de cada participante. Configure y administre las configuraciones según usted y sus objetivos, permitiendo a los usuarios modificar, firmar y fechar o simplemente revisar sus documentos.

Capacidades de integración

La integración le ayuda a deshacerse de algunos procesos manuales. Utilizando las integraciones de pdfFiller, puede conectar su flujo de trabajo con diferentes software y aplicaciones. Este enfoque le ayuda a ampliar su flujo de trabajo porque ya no necesita perder tiempo trasladando documentos de algún servicio a su solución de gestión de documentos. Por ejemplo, puede conectarse a la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box) y exportar fácilmente cualquier archivo para editarlo.

Integraciones más complejas, como Salesforce o Dynamics 365, le brindan herramientas aún más valiosas. Puede descubrir rápidamente cómo generar formularios, listas de precios, pedidos, etc. con información previamente completada con unos pocos clics. Por lo tanto, cierra acuerdos varias veces más rápido. Una de las integraciones más populares es Gmail, que puedes utilizar para empezar a trabajar inmediatamente en cualquier archivo adjunto. Ya no necesita descargar archivos, convertirlos o cargarlos manualmente nuevamente. Con solo unos pocos clics, su PDF se abrirá en el editor, donde puede rotar todas las páginas del PDF o editarlo.

Protección de datos

Almacenar datos en pdfFiller es mucho más seguro que con cualquier flujo de trabajo basado en papel. La solución tiene funciones de cifrado que no encontrará en la configuración básica de su computadora, especialmente en el almacenamiento físico normal. pdfFiller utiliza cifrado de 256 bits para proteger los datos mientras los almacena o transfiere. Por lo tanto, es imposible interceptar y descifrar datos cuando los envía o guarda. La función de nivel de acceso ya se describió anteriormente, pero pdfFiller tiene algo más que ofrecer: la opción de autenticación de firmante de dos factores. Agregue un nivel adicional de protección y haga que su firmante confirme su identidad mediante un SMS o una llamada telefónica. Además, tiene acceso a un registro de auditoría detallado para realizar un seguimiento de todas las actividades que tienen lugar en sus documentos.

Conclusión

Resumamos; Para trabajar de forma eficaz, necesita digitalizar sus documentos y cambiar a una solución de gestión de documentos electrónicos. Si se implementa correctamente, el sistema resuelve muchos de los problemas que anteriormente acompañaban a los procesos basados en papel. Además, acelera su negocio al aprovechar la capacidad de procesar aún más registros, contratos y facturas. Pero como cualquier otra herramienta, deberá encontrar la manera de utilizarla de acuerdo con sus objetivos y requisitos comerciales. En este artículo has aprendido los pasos necesarios para transferir tus procesos manuales a procesos digitales eficientes.

La primera y más importante regla es convertir tus documentos en formato PDF y encontrar las herramientas necesarias que te ayudarán a organizar tus operaciones. pdfFiller es sólo un ejemplo de lo que pueden hacer los programas modernos. Sin embargo, recomendamos probar esta solución para descubrir cómo pasar páginas en archivos PDF y para tareas más sofisticadas. Cree su cuenta y practique con un solo archivo para descubrir aún más beneficios que puede brindarle a usted y a su empresa.

Lo más importante es recordar que cualquier cosa que parezca complicada al principio seguramente dará resultados impresionantes en el futuro.