De juiste balans vinden: hoe u een PDF comprimeert zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit

De juiste balans vinden: hoe u een PDF comprimeert zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit

Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Wat als deze afbeelding deel uitmaakt van een PDF-bestand? Nou, dan is het misschien ook duizenden kilobytes waard.

PDF's hebben ons hart veroverd als het beste bestandsformaat voor het bekijken, afdrukken en delen van documenten. Als het echter om het bewerken ervan gaat, is het alsof je in de gedoe-bus zit.

Als u moeite heeft met het wijzigen van de grootte van uw PDF om deze webvriendelijker te maken of om wat opslagruimte te besparen, hoeft u zich geen zorgen te maken: u bent op de juiste plek om te leren hoe u precies dat kunt doen.

Lees onze gids hieronder. Hiermee kunt u PDF-documenten binnen enkele seconden verkleinen.

PDF in een notendop

Portable Document Format (ook wel PDF genoemd) is een digitaal bestandsformaat waarmee u eenvoudig documenten op verschillende platforms kunt verzenden, openen en lezen. Het werd begin jaren negentig door Adobe gemaakt en is nu een van de meest gebruikte formaten ter wereld. Volgens de PDF Association waren er in 2016 alleen al meer dan 2 miljard pdf's op internet beschikbaar en werden er elke dag 73 miljoen nieuwe bestanden in dit formaat opgeslagen in Google Drive en Mail. Het is geen wonder dat we ze vrijwel dagelijks tegenkomen.

PDF-formaat lijkt een alleskunner als het gaat om het lezen en bekijken van een hele reeks documenten, van de formulieren die we bij de IRS indienen tot online catalogi en e-boeken. Een van de belangrijkste voordelen van PDF is dat de oorspronkelijke lay-out van een document behouden blijft, waardoor het perfect geschikt is voor afdrukken en lezen op het scherm.

Het is interessant om te vermelden dat PDF oorspronkelijk is ontworpen als een medium voor het uitsluitend verzenden en bekijken van informatie om te voorkomen dat ontvangers deze wijzigen of aanpassen. Naarmate er echter steeds meer PDF-lezers en -editors op de markt verschijnen, begon het formaat aanzienlijke verbeteringen te ondergaan. Het is flexibeler geworden en geeft gebruikers nu meer macht bij het bewerken van en samenwerken aan documenten.

Met alle beschikbare offline en online tools kan vrijwel iedereen zonder speciale vaardigheden of training met PDF's werken. Voordat we ingaan op de tools die het bewerken en comprimeren van PDF's een beetje eenvoudiger maken, zullen we wat basisinformatie over het PDF-formaat bespreken.

Voor- en nadelen van het PDF-formaat

Pluspunten:

01

Hoge kwaliteit

PDF is uitstekend geschikt voor het exporteren en combineren van afbeeldingen, teksten en een hele reeks lettertypen en het optimaliseren ervan voor afdrukken, delen en bewerken.

02

Leesbaarheid

PDF behoudt het originele ontwerp, de afbeeldingen en de lettertypen en zorgt ervoor dat uw inhoud op verschillende apparaten wordt weergegeven zoals het hoort.

03

Levering

Een ander voordeel van PDF ten opzichte van Word is dat u alleen-lezen documenten kunt verzenden, zodat derden niet met uw originelen kunnen knoeien.

04

Juridische ontvankelijkheid

PDF is een alleen-lezen bestand dat, wanneer het wordt gewijzigd, een elektronisch spoor achterlaat, waardoor het geschikt is voor toelating door de rechter.

05

Interactiviteit

Met het PDF-formaat kunt u muziek, video's, afbeeldingen en zelfs hyperlinks toevoegen.

06

Convertibiliteit

Het maakt niet uit in welk formaat uw document oorspronkelijk is gestart: Word, Excel of PowerPoint. U kunt het eenvoudig naar PDF converteren en omgekeerd. Met moderne tools kunt u de conversie in minder dan een minuut verwerken.

Ondanks de groeiende populariteit van PDF's in de wereld van vandaag, hebben ze een aantal belangrijke nadelen. De belangrijkste achilleshiel van dit formaat is het onvermogen om het bestand te bewerken zoals we dat kunnen doen in Microsoft Word of Google Docs. Hierdoor lopen gebruikers vaak het risico op responsiviteit van de inhoud op mobiele platforms, opgetogenheid van pixels en problemen met de compressie van de grootte.

Nadelen:

01

Ontvankelijkheid

Uit recent onderzoek van Campaign Monitor blijkt dat 60% verantwoordelijk is voor alle e-mails die op mobiele apparaten worden geopend. PDF's zijn niet altijd mobielvriendelijk. Je moet voortdurend vegen en knijpen om in te zoomen en de tekst te lezen.

02

Eetbaarheid

PDF's zijn moeilijk te bewerken omdat ze, zoals we eerder vermeldden, zijn ontworpen voor online distributie. Je kunt PDF bewerken met een aantal betaalde of gratis editors, maar deze bieden geen volledig pakket aan bewerkingsmogelijkheden zoals bijvoorbeeld MS Word dat doet.

03

Maat

Bij het converteren van andere formaten, het bewerken of helemaal opnieuw maken van bestanden, zijn PDF's vaak te groot om te uploaden, verzenden of indienen, zelfs als ze maar een paar pagina's lang zijn. Dat is prima voor afdrukken, maar kan het moeilijk maken om later woorden te veranderen of een tekstgedeelte te blokkeren.

Wanneer de grootte van een PDF-bestand ertoe doet

01

Opslaglimiet

Als u te maken heeft met een enorme hoeveelheid PDF-documenten die u niet kunt verwijderen en die u voor uw administratie moet bewaren, komt het soms voor dat u de opslaglimiet van uw systeem voor de bestandsgrootte moet overschrijden. Dit is wanneer het verkleinen van de grootte van een PDF een grote hulp zal zijn.

02

Vereisten voor e-mailbijlagen

De meeste e-maildiensten accepteren geen bestanden die groter zijn dan 20-25 MB. Voor het versturen van een grote PDF kunt u terecht bij online cloudopslagoplossingen, zoals Dropbox. Als u uw gegevens echter niet via een cloudservice wilt delen, moet u mogelijk een PDF-bestand kleiner maken. Bekijk enkele grote e-mailservices en hun limieten.

03

Online indienen van documenten

De meeste sociale of juridische instellingen accepteren bestanden die niet groter zijn dan 10 MB. Als u bijvoorbeeld uw cv naar Glassdoor wilt uploaden, moet u de PDF-bestandsgrootte verkleinen tot 5 MB.

04

Webdistributie

Gemiddeld brengen gebruikers minder dan 15 seconden door op een website, tenzij de inhoud zeer aantrekkelijk is. De snelheid van de website is altijd een belangrijke rankingfactor voor Google geweest. Als u e-books, handleidingen en andere pdf-inhoud plaatst als onderdeel van uw marketingstrategie, moet u bestanden toevoegen die niet te groot zijn om te downloaden. Anders kan dit de ervaring van uw gebruikers en daarmee uw ranking in Google schaden.

Wat beïnvloedt de grootte van een PDF?

Voordat we enig licht werpen op kwesties die verband houden met PDF-formaten, gaan we eerst eens kijken naar de basisanatomie van een PDF. De typische PDF bevat de volgende elementen:

Inhoudsstroom (tekst)

Ingesloten lettertypen

Vectorafbeeldingen

Rasterafbeeldingen

Hyperlinks

Bladwijzers

Bijlagen

Metagegevens

Opmerkingen

Punten waarmee u rekening moet houden voordat u een bestand comprimeert

01

Het splitsen van een bestand in meerdere kleinere bestanden helpt niet altijd bij het verminderen van de uitvoer. De reden daarvoor ligt achter de anatomie van PDF's. Als het originele document ingebedde lettertypen gebruikt, moet elk van de uitvoerbestanden deze ook bevatten, zelfs na de splitsing. Ingebouwde lettertypen zorgen ervoor dat het PDF-bestand de originele lay-out op alle apparaten weergeeft. Soms kunnen ze echter meer dan 30% van de PDF-grootte uitmaken.

02

PDF's kunnen niet oneindig worden geschaald zonder kwaliteitsverlies. Als u een bestand van 300 MB comprimeert tot 50 MB, is het mogelijk niet voldoende gecomprimeerd. Om deze limiet te omzeilen, moet u het document waarschijnlijk opnieuw scannen en vervolgens opnieuw comprimeren.

03

De compressie is afhankelijk van wat er in het PDF-document staat. Stel dat je afbeeldingen van hoge kwaliteit hebt die 90% van de ruimte in beslag nemen. In dat geval kan het opnieuw comprimeren van de foto's met behulp van een lossy-compressor u ruimte besparen, wat ten koste gaat van de beeldkwaliteit.

Verliesloze versus verliesgevende compressie

Grof gezegd: wanneer u een document comprimeert, start u specifieke algoritmen om onnodige redundanties te verwijderen en de grootte ervan te wijzigen. Deze algoritmen scannen het document op gebieden die voor het menselijk oog niet erg waarneembaar zijn en kunnen worden verkleind.

Over het algemeen zijn er twee belangrijke typen PDF-compressie: lossless en lossy.

Met lossy compressieverwijdert u permanent die gegevens uit het document die volgens de algoritmen niet merkbaar zijn. Het sleutelwoord hier is ‘permanent’. Daarom heeft u nodig om er zeker van te zijn dat er een reservekopie van uw document is opgeslagen als deze techniek voor het verkleinen van de grootte meer verwijdert dan nodig was voor. Om te begrijpen hoe het werkt, stellen we ons voor dat u een pdf heeft, waarvan het grootste deel uit beeldmateriaal bestaat. Door compressie met verlies kunt u een indrukwekkende hoeveelheid opslagruimte besparen, maar de kwaliteit van het document zal aanzienlijk worden beïnvloed.

Als alternatief kan verliesvrije compressie de bestandsgrootte verkleinen en de kwaliteit van de beelden intact laten. Dit type maakt PDF's qua formaat efficiënter door onnodige inhoud, zoals hyperlinks of bladwijzers, te verwijderen en de manier waarop de gegevens worden geschreven te herstructureren. Zoals u zich kunt voorstellen, kan het niet concurreren met compressie met verlies als u de documentgrootte aanzienlijk moet verkleinen. In de meeste gevallen is de maximale grootte die u met dit compressietype kunt bereiken niet kleiner dan de helft van het originele document. De verliesloze techniek wordt echter gebruikt wanneer de originele gegevens in een document moeten voldoen aan de archiveringsstandaard en de belangrijke originele gegevens ongewijzigd moeten blijven.

PDF-compressie en naleving van standaarden

Als het gaat om het wijzigen van de PDF-grootte, bevindt u zich misschien voor een dilemma en moet u kiezen tussen grootte of kwaliteit. Uw keuze voor het bestandscompressietype moet echter volledig afhankelijk zijn van specifieke gebruikssituaties.

In sterk gereguleerde sectoren, zoals de medische of juridische sector, is het bijvoorbeeld absoluut noodzakelijk om te voldoen aan de standaarden voor documentarchivering (PDF/A). Eén daarvan is de mogelijkheid om de documenten in hun oorspronkelijke staat te behouden en de mogelijkheid om eventuele wijzigingen in het document ongedaan te maken. Medisch personeel en juridische autoriteiten zijn verplicht documenten in PDF/A-formaat op te slaan om de originelen in de toekomst te kunnen reproduceren.

Zoals u waarschijnlijk al geraden heeft, kunt u de PDF/A-standaard niet bijhouden als u bedrijfskritische documenten comprimeert met verliesgevende compressie.

Twee keer meten, één keer knippen: zo optimaliseer je het PDF-bestand

Het comprimeren van een document in Portable Document Format is een echte afweging tussen kwaliteit en grootte. Er is echter een uitstekende manier om daartussen een perfect evenwicht te vinden.

Zoals u waarschijnlijk heeft begrepen, is de kans groot dat als u een grote PDF heeft (ongeacht het aantal pagina's ervan), deze afbeeldingen van hoge kwaliteit bevat die een groot deel van de ruimte in beslag nemen. Tegelijkertijd kunt u ook problemen tegenkomen wanneer uw PDF-bestand met meerdere pagina's volledig uit tekst bestaat, maar de omvang ervan de limiet overschrijdt. In beide gevallen kunnen uw pogingen om de PDF-grootte te verkleinen nutteloos zijn.

Als je je vijand wilt verslaan, moet je je vijand kennen. Daarvoor moet u precies begrijpen waaruit uw bestand bestaat. Begin met het controleren van de verhouding (in percentage en bytes) van elk element in het document. U kunt dit doen door een Space Usage Audituit te voeren.

Stappen om de gebruiksruimte van uw bestand te controleren met Adobe Acrobat Pro:

01

Open een bestand in de Adobe Acrobat Pro-desktoptoepassing.

02

Selecteer Bestand in de linkerbovenhoek.

03

Klik op Opslaan als anders en kies Geoptimaliseerde PDF… in de menubalk.

04

Kies rechtsboven de optie Ruimtegebruik controleren….

05

Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u kunt zien hoeveel ruimte elk PDF-element inneemt.

Hoe u uw PDF-uploadvriendelijk kunt maken

01

Vermijd scannen

Het komt vaak voor dat mensen het idee krijgen om PDF's verkeerd te combineren. Ze drukken elektronische bestanden af en scannen deze vervolgens als één PDF-bestand. Het bestand wordt uiteindelijk te groot. Tenzij de bestanden in eerste instantie op papier zijn, hoeft u ze niet te scannen. In plaats daarvan kunt u ze combineren met online tools zoals pdfFiller.

02

Verklein en optimaliseer afbeeldingen voor PDF

Er is een scala aan hulpmiddelen om de grootte van een afbeelding te wijzigen zonder kwaliteitsverlies. Een van de beste manieren om dit te doen is door Adobe Photoshop te gebruiken en de afmetingen en DPI/PPI-nummers te wijzigen.

03

Gebruik grijswaarden- of monochrome bitmapafbeeldingen

Kleurenafbeeldingen nemen veel meer ruimte in beslag dan monochrome of grijswaardenafbeeldingen. Als u geen kleurinformatie in uw document hoeft te bewaren, is het converteren van kleurenafbeeldingen naar grijstinten of zwart-wit de beste keuze.

04

Exporteer documentelementen in vectorformaten

Vectoren wegen, in tegenstelling tot bitmap(raster)afbeeldingen, veel minder. Als u bijvoorbeeld bepaalde grafieken of diagrammen uit Excel exporteert, zorg er dan voor dat u ze opslaat in een vectorafbeeldingsindeling.

05

Gebruik standaard PDF-lettertypen

Een PDF-formaat wordt geleverd met 14 standaardlettertypen, zoals Times-Roman, Helvetica, Courier, enz. U moet ze gebruiken om een aanzienlijke hoeveelheid opslagruimte te besparen.

06

Verwijder ingesloten lettertypen

Ongeacht welke lettertypen u op uw computer hebt geïnstalleerd, PDF geeft altijd de originele lay-out en lettertypen weer. Dit is mogelijk omdat PDF wordt geleverd met ingesloten lettertypen. Als u ze verwijdert, zal uw PDF-lezer al het mogelijke doen om ze te vervangen door de bestanden die u op uw computer heeft staan. Op deze manier kunt u de bestandsgrootte aanzienlijk verkleinen, maar houd er rekening mee dat er een opvallend verschil kan zijn tussen het origineel en de uitvoerindeling.

07

Maak de transparantie vlakker

Transparantie-afvlakking lijmt lagen van een bestand aan elkaar. Het helpt elementen meer gecomprimeerd te maken. Daarnaast is het afvlakken van transparantie vereist bij de meeste drukkerijen.

08

Verwijder externe bijlagen

Als er documenten aan uw PDF zijn toegevoegd die afzonderlijk kunnen worden verzonden of bekeken, wilt u deze mogelijk verwijderen. Bovendien blijven externe bestanden intact wanneer u uw PDF-document comprimeert. Er is dus geen reden om ze in uw document te bewaren, tenzij de ontvangende partij dit vereist.

09

Stel de juiste exportopties in

Als u een bestand exporteert dat is gemaakt in Adobe Illustrator, schakelt u de optie Behoud bewerkingsmogelijkheden behouden uit. Het kan het te veel comprimeren. Als u op zoek bent naar een uitstekende verhouding tussen kwaliteit en grootte, is dit niet de beste keuze.

Hoe optimaliseer je een document in Adobe Pro?

Gewapend met het gedetailleerde rapport van Space Usage Audit kunt u zelf beslissen welk deel van uw PDF moet worden gecomprimeerd of gewijzigd.

01

Open een PDF in de Adobe Acrobat Pro-desktoptoepassing.

02

Selecteer Bestand in de linkerbovenhoek.

03

Klik op Opslaan als anders en kies Geoptimaliseerde PDF… in de menubalk.

04

Er wordt een dialoogvenster geopend met de opties voor het optimaliseren van het document.

7 snelle manieren om PDF te comprimeren: online versus op desktop versus mobiel

Als u niet verzand wilt worden in de technische details van bestandsoptimalisatie, zijn hier zeven manieren waarop u de grootte van een bestand snel kunt wijzigen.

1. Hoe u de bestandsgrootte kunt wijzigen met Adobe Acrobat Reader DC

01

Open een bestand in Acrobat DC.

02

Klik op Bestand en vervolgens op PDF comprimeren. Voor sommige gebruikers kan dit worden weergegeven als Bestandsgrootte verkleinen, afhankelijk van in welke testcategorie de gebruikers vallen.

03

Klik op Opslaan en kies de locatie waar u het gecomprimeerde document wilt opslaan.

Adobe heeft onlangs ook nieuwe gratis online tools geïntroduceerd voor het werken met PDF's. U hoeft geen software naar uw computer te downloaden. Een PDF-compressor is echter alleen voor u beschikbaar als u uw gratis abonnement upgradet. Dit geldt ook voor de desktopversie. Bovendien liggen de prijzen van Adobe voor veel gebruikers die slechts af en toe documenten moeten converteren, buiten bereik.

Preview voor Mac is een redder in nood als het gaat om het werken met PDF. Hiermee kunt u een bestand in een paar eenvoudige stappen comprimeren.

Een van de belangrijkste voordelen van Preview is dat het offline werkt. Belangrijker nog: het is supereenvoudig te gebruiken en gratis. Deze tool is zeer geschikt voor gebruikers die kwaliteitsvermindering niet belangrijk vinden. Met Preview voor Mac kunt u het compressieniveau niet regelen.

Als je over een uitgebreider pakket tools wilt beschikken, kun je PDF Squeezer eens bekijken. Met deze software heeft u meer controle over wat u precies in uw document wijzigt.

PDF Squeezer kan elk bestand tot 90× comprimeren. Het maakt batchcompressie en wachtwoordbeveiliging mogelijk.

Pokken is een voor zichzelf sprekend online platform met een veelzijdige reeks PDF-hulpmiddelen, waaronder bestandscompressie.

Een van de belangrijkste uitdagingen bij het comprimeren van PDF is anticiperen op de mate waarin het document zal worden verkleind. Pokken laat je vooraf zien hoeveel je erin kunt knijpen. Let op: u kunt maximaal twee taken per dag uitvoeren. Als u deze limiet overschrijdt of de voorkeur geeft aan sterke conversies, kunt u zich aanmelden voor een gratis proefperiode van zeven dagen en een abonnement afsluiten.

Soda is een ander betrouwbaar hulpmiddel voor het werken met PDF-bestanden. U kunt rechtstreeks vanuit uw browser een PDF uploaden.

Met Soda kunt u ook een voorbeeld van het gecomprimeerde bestand bekijken voordat u het downloadt. U hoeft zich niet te registreren of een account aan te maken om compressie uit te voeren. Bovendien is er geen beperking op het aantal PDF's dat u gratis kunt comprimeren.

pdfFiller is een robuust platform dat een breed scala aan functies biedt tegen een zeer concurrerende prijs. Sommige daarvan zijn voor de meeste PDF-editors echt ongewoon, zoals formulieren voor het verzamelen van gegevens en betalingen, wachtwoordbeveiliging voor documenten en toegang tot een onlinebibliotheek met formulieren voor elk gebruik.

Nadat u een gecomprimeerd bestand hebt ontvangen dat is geoptimaliseerd met een goede PDF-kwaliteit, kunt u doorgaan met het bewerken van het bestand. Als u regelmatig met PDF's werkt, is pdfFiller de beste keuze. Met het hele arsenaal aan tools dat het biedt, kunt u al uw PDF's veilig opslaan, bewerken, ondertekenen, met een wachtwoord beveiligen, automatiseren en stroomlijnen vanaf één enkel platform.

U kunt ook doorgaan en het document in meerdere documenten splitsen, zodat elk bestand kleiner wordt.

Welke andere PDF-gerelateerde taken kunt u oplossen met pdfFiller?:

De naam van de app spreekt voor zich. hield biedt een uitgebreide lijst met functies waarmee het vrijwel elke PDF-gerelateerde taak kan uitvoeren. PDF-compressie behoort tot de gratis functies.

De applicatie is beschikbaar in de App Store en Google Play.

Alternatieve manieren om de kwaliteit van een PDF-bestand te behouden en gereed voor uploaden te maken

U kunt andere opties overwegen om de groottelimieten te omzeilen als u over zeer gevoelige informatie beschikt of niet bereid bent een byte aan documentkwaliteit op te offeren en een pixel-perfect PDF-bestand nodig heeft.

Laatste gedachten

Of u nu een bachelorstudent bent die uw allereerste CV in PDF verzendt of een vertegenwoordiger bent die voorstellen van maximaal 100 pagina's opstelt, u loopt mogelijk het risico dat u te maken krijgt met limieten voor de bestandsgrootte. Hoe dan ook, je hebt een betrouwbare tool nodig om met PDF-bestanden te werken. Er zijn er genoeg, maar ze bieden geen one-size-fits-all oplossing.

Er bestaat geen vuistregel die u helpt de juiste instellingen toe te passen om de benodigde balans tussen kwaliteit, resolutie en grootte te bereiken. Wat je nodig hebt, is experimenteren met verschillende opties bij het zoeken naar de optimale maat.

Een van de meest populaire bestandsgrootteconverters is Adobe. Het kan echter zijn dat u te veel geld uitgeeft aan hulpmiddelen die u niet eens gebruikt. Als u een eenvoudige compressiefunctie nodig heeft, kunt u de hierboven genoemde services bekijken.

We kennen de pijn van het werken met PDF-formaat. Daarom raden wij u aan pdfFiller te gebruiken. Het is moeiteloos te gebruiken en wordt geleverd met een geweldige functieset. Het beste eraan is dat u hiermee uw PDF's kunt maken, bewerken, ondertekenen, redigeren en op orde kunt houden zonder een fortuin uit te geven.

pdfFiller voldoet aan de belangrijkste industriestandaarden en maakt het werken met PDF's 100% veilig. U kunt pdfFiller gebruiken voor een risicovrije proefrit en meer controle over uw documenten krijgen. Nadat u zich heeft geabonneerd, kunt u tussen de abonnementen schakelen om te beslissen welke het beste bij u past. Je hebt 30 volledige dagen om alle functies te verkennen.

pdfFiller wordt vertrouwd door miljoenen gebruikers. Het is eenvoudig te gebruiken en moeiteloos te implementeren in uw dagelijkse documentbeheerroutine.

Dus ga je gang en probeer pdfFiller vandaag nog!